ウェビナーを成功させる秘訣は何なのか？ウェビナー運営代行のポイントなどを紹介

このサイトではウェビナーを成功させる秘訣とポイント、働き方の多様化に対応したウェビナー運営代行、ライブ配信のノウハウがない場合の代行サービスの使い方などを紹介しています。
ウェビナーの運営方法に悩んでいる、もっと代行を上手に使うために要点を知っておきたいなどの悩みを持つ人におすすめです。
代行を上手に使いこなすことで、理想とするオンラインイベントなどを実施することができるでしょう。
ぜひ記事を参考にしてみてください。

ウェビナーを成功させる秘訣は何なのか？ウェビナー運営代行のポイントなどを紹介

セミナーやオンラインイベントをはじめとしたウェビナーをやってみたい、でも上手く開催する自信がないという人にぴったりなのが、ウェビナー運営代行です。
ウェビナー運営代行は集客や配信準備、配信支援といった様々な業務を代行してくれます。
ウェビナー運営代行業者によって請け負える業務は異なるため、自分にとって必要な要素が用意されているかどうかを事前に確認してから選択するのがポイントです。
代行を依頼することで自分は配信に集中することができます。

ウェビナー運営代行は使用するツールが重要になる

ウェビナー運営代行には使うツールが重要で、ウェビナーを行うにはITツール（ソフトウェア）の知識が欠かせません。
Zoom（ズーム）などの基本的な使い方が分かってないとスムーズ行えなえませんし、トラブルが発生しても迅速な対応が難しいです。
依頼先のウェビナー運営代行が何を使っているかも重要で、一般的にズーム以外にもSkypeなど色々な種類があり自分たちで操作する場合だと、使ったことがあるかや初めて使うタイプ、使いやすいかなどの確認が必要です。
また、どのくらいの実績があるかも重要で、実績が少ないと万一のトラブルに対応できなかったり、提供されるサービスに満足できない場合もあります。
他にもどこまでサポートがあるかも大事で、慣れてない時・初めてだと総合的なサポートが必要なので、自社に必要なサポートやどこまでしてもらうかも決めておいた方がいいです。
ウェビナー運営代行を利用すると、準備にかかる時間の短縮やコストを削減できるため会社選びは大事です。

ウェビナー運営代行ではスタッフが出張してくれるパターンもある

ウェビナー運営代行では遠方でもスタッフが出張してくれるところもあり、北海道から沖縄まで全国どこでも対応してくれる会社もあります。
ウェビナー開催は難しくないと言われてますが、それでも一定のノウハウがないと目的を達成するのは難しいです。
成功させるには数回開催した程度では身につきませんし、時間が経ってくると成功パターンも違います。
ウェビナー運営代行だと成功・失敗のパターンを知り尽くしていて、ノウハウがなくても安心して任せられます。
開催するときには色々なタスクがあって、申込者の管理・問い合わせ対応など定型業務、セミナー申込サイト作成なども必要です。
リソースには限りもあるので社内だけで全て行うのは厳しいかもしれません。
また、担当者が本来の業務を行いながらだと、ウェビナー企画・他のマーケティング・セールス業務などの時間が中々取れないので仕事の品質が下がる恐れもあります。
代行会社へ一部、または全て任せることで担当者の負担も減らせて本来行うべき業務へ全ての時間が使えます。

自社スタジオを利用したウェビナー運営代行は費用を抑えることができる

ウェビナー運営代行とは、ウェブでのセミナー開催に伴う種々の運営や設定の業務を自分自身で行う必要がなく、代わりにやってもらえるサービスですが、会場として自社スタジオを利用するのであればその分だけ費用を抑えることができます。
ウェビナー運営代行業務の代表的なものには、配信日時の選定やスケジュールの調整・用いるツールの選定や設定・用いる資料作成のサポート・当日の機材セッティングや実際の配信・トラブル発生時の対応・参加者アンケートの結果分析などが挙げられますが、ウェブで開催するとは言っても講演をする人自身はどこかの部屋から配信しなければならないのは言うまでもありません。
ここで、代行会社が指定するスタジオを使う方法もありますが、この場合はその利用料が上乗せされることになります。
もし会社が実施するセミナーなどで、自社が有しているスタジオを使えるのであればその分だけ費用を削減できるメリットがありますので、検討してみても良いでしょう。

コロナ禍で急速に人気が高まっているウェビナー運営代行

ウェビナー運営代行はコロナ禍で急速に人気が高まっています。
そもそもウェビナーとはwebとseminarを合わせた造語で、従来のように会議室やホールなどを利用して実施する対面型ではなく、インターネットを利用してウェブでセミナーを配信するものを指します。
これは簡単なものであれば自分自身でも行える程度ではありますが、やはり忙しい本来業務の合間を縫って運営とかセッティングなどを実施するのは無理があるケースも多く、社内で行われるような比較的規模の限定されたものならばともかく、不特定多数の人を相手にするような一般的なセミナーになればなるほど、ウェビナー運営代行に委託するケースが増えています。
これを利用すると、主催者はセミナー本体というか講演自体を適切に行うことだけに集中できます。
会議の日程調整をするとか、インターネットやデバイス・アプリケーションなどの設定や運用などに気を取られる必要はもうありません。

全国どこでも対応してくれるウェビナー運営代行のメリットとは？

ウェビナー運営代行は、全国どこでも対応可能な会社もあります。
このようなウェビナー運営代行を利用するメリットですが、セミナーを開催して参加者に必要なことを伝えるという本来の仕事に集中できることが挙げられます。
ウェブ上でセミナーを開催する場合、対面型とは違って会場を予約したりそのセッティングなどを行う必要はありません。
しかしこのような運営に関わる業務が一切発生しないわけではなく、機材やアプリケーションの設定やトラブル発生時の対応など気にしておくべき周辺事項は存在します。
セミナーの日程調整や、参加者への開催案内などもそれに含まれてくるでしょう。
これらは社内のごく限られたチームでのセミナー程度であれば、自分で行うことが当たり前とされるかもしれません。
ですが規模が大きくなればなるほど仕事も増えますので、委託することが適切な場合も多いです。

社外向けの大型イベントを成功させたい場合はウェビナー運営代行が最適

社外向けの大型イベントを成功させたい場合には、ウェビナー運営代行の利用が最適です。
ウェビナーとはウェブ上で行われるセミナーのことで、昨今の社会に合わせる形で急速に広まりつつあります。
対面型でないデメリットは当然あるのですが、多くのケースでそれを補って余りあるほどのメリットがあったりするためです。
このウェビナー運営ですが、規模が小さいのであればセミナーを実施する本人自身が行うことも不可能ではありません。
実際、社内チームのウェブ会議などを自分自身の手で開催した経験を持つ人は今や少なくないでしょう。
ところがそのような限定的なものではなく、大型のイベントの場合は相当に話が異なってきます。
従来型のイベントよりは運営にかかる手間は少ないとはいえ、一切ないわけでは決してありませんので、本来の仕事に集中するという意味でもウェビナー運営代行を利用して、任せられるところは任せたほうが成功することが期待できます。

知識や機器がないならウェビナー運営代行を利用するべき

ウェビナーとはウェブとセミナーを組み合わせた造語で、ウェブ上で開催するセミナーを意味し、オンラインセミナーとも呼ばれています。
ZoomやTeamsなどのオンライン会議システムの普及により、ウェビナーの開催も積極的に行われるようになりました。
しかしスムーズな開催・運営ができず、運営代行会社への依頼を検討する企業が多い事も事実で、特に知識や機器がない場合はウェビナー運営代行を利用するべきです。
では実際に依頼した場合は、どの様な支援が受けられるでしょうか。
基本的なサービス内容としては、事前準備と配信の支援が挙げられます。
事前準備では、配信プランの提案や配信設備・機器の準備、参加申込フォームの作成や招待メールの送信、台本の制作や資料の作成、リハーサル実施などのサービスがあります。
配信の支援では、環境の構築や問い合わせ対応、開催の支援もしくは代行などが挙げられ、さまざまな操作が必要なウェビナーの開催をスムーズに運営します。
会社によってはサービスを選択し部分的に依頼する事が可能な場合がありますので、どの部分で支援を受けるのか事前に社内で検討しましょう。
このように開催・運営には専門的な知識や機材が必要で、慣れていない者だと労力をかけて開催しても質が下がってしまうため、効果的な開催を望むのであれば、ぜひウェビナー運営代行をご利用ください。

海外クライアントに向けたウェビナー運営代行のポイント

ウェビナー運営代行サービスの中には、海外クライアント向けのタイプもあります。
これまでだと会場を手配してから参加者を集めるオフライン型がメインでしたが、これだと外国人だと中々参加がしにくい難点もありました。
しかし、コロナ渦になってからは会場を使っての開催が難しくなりオンラインでの開催に移行する企業も増えてます。
オンラインなら外国の人でも気軽に参加出来ますし、時間や場所の制約もなく会場開催だと集客が出来なかった層からも顧客獲得が期待出来ます。
ウェビナー運営代行の活用は他にも金融や証券の業界だと顧客と個別面談・契約締結など対面が必要な場面でも、同席が欠かせない家族が遠方にいてもスムーズに契約が行えます。
電子契約サービスと組み合わせることで契約者本人とのやり取りもオンラインだけで完結可能です。
サポートには色々あり、双方のコミュニケーション環境の提供や、アンケートの捜査の支援など、見逃し配信などの視聴環境・動画コンテンツの文字起こし、面談候補日の抽出や送付・オンライン会議のアドレスの通知などです。

カスタマーサポートの面でも効果が期待できるウェビナー運営代行

ウェビナー運営代行では、ネットを利用する他に企業向けのセミナーの開催を中心に行われますが、その企画から開催まで総てのシーンで絡むメリットがあります。
実際に実績やノウハウも確立しているので、優れた効果を発揮するのも特徴的ですが、特にカスタマーサポートの分野に強みが存在するのはメリットです。
近年の事業は、顧客満足度の向上を図ることを重視し、かつての殿様商売の様な一方的な押し売りでは事業の拡大は見込めません。
ウェビナー運営代行では、SNS時代の特徴の双方向のやりとりを重視する姿勢があるのが魅力的です。
例えばカスタマーサポートの充実度は、迅速な対応と濃密なサービスを基本にしますが、徹底フォローにより実現することができます。
顧客が多くなるとサポートが手薄になりがちですが、ウェビナー運営代行なら顧客が拡大しても手厚さを維持でき、質を落とさずに済みます。
しかも個々のお客さんにあったサービスの実施ができるので、事業のシナジー効果までを生み出すことができる点でも導入を前向きに検討すると良いです。